Remont biura dotyczy sposobu pracy całej firmy: komunikacji między zespołami, liczby stanowisk, komfortu rozmów, akustyki, oświetlenia, dostępu do sal spotkań, instalacji technicznych i bezpieczeństwa. W inny sposób należy zaplanować kameralne biuro dla kilkuosobowego zespołu, a w inny sposób biuro typu open space czy przestrzeń cowork, w której z jednego miejsca korzystają różne grupy użytkowników.
Dobrze przygotowany remont pozwala dostosować przestrzeń do obecnego modelu pracy. Źle zaplanowany może przyczyniać się do przestoi, przekroczonego budżetu, konfliktów z administracją budynku, a także poprawek wykonywanych już po wprowadzeniu pracowników. Dlatego przed rozpoczęciem prac należy odpowiednio przygotować się do remontu. Sprawdź, o czym nie wolno zapomnieć przy remoncie biura!
Od czego zacząć remont biura?
Na początek należy ustalić:
- czy biuro ma gdzie pomieścić pracowników?
- czy potrzebna jest lepsza akustyka?
- czy obecny układ utrudnia pracę zespołową?
- czy sale spotkań są wystarczające?
- czy przestrzeń ma bardziej wspierać rozmowy z klientami?
- czy może firma przygotowuje lokal pod nowego najemcę?
Dopiero po tej analizie warto szukać wykonawcy. Przy remoncie biura istotne są:
- zakres prac,
- standard budynku,
- dostęp do instalacji,
- godziny prowadzenia robót,
- wymagania administratora,
- konieczność przeprowadzania prac etapami,
- budżet inwestora.
Wybierając ekipę remontową ważne są doświadczenie w przestrzeniach komercyjnych, umiejętność koordynacji branż i odpowiedzialność za harmonogram. W przypadku takich realizacji sprawdzają się wykonawcy, którzy rozumieją, że nie ma możliwości przerwania prac biurowych. Jeśli zakres robót jest szerszy, warto postawić na współpracę z firmą realizującą kompleksowe remonty biur, obejmujące przygotowanie prac, wykonawstwo, kosztorysowanie i koordynację etapów. To ułatwia przebieg całego remontu.
Jak przygotować się do remontu?
Przygotowanie biura do remontu zaczyna się od inwentaryzacji. Należy ustalić, które pomieszczenia będą objęte pracami, jakie wyposażenie trzeba wynieść, co można zabezpieczyć na miejscu, a które elementy wymagają demontażu. Warto oznaczyć sprzęt komputerowy, dokumenty, meble, urządzenia sieciowe i rzeczy pracowników.
Przestrzenie niewyłączone z użytkowania trzeba odgrodzić od strefy remontowej. Stosuje się w tym celu folie ochronne, kurtyny pyłowe, maty zabezpieczające podłogi, osłony drzwi, wydzielone trasy dla wykonawców i osobne miejsca składowania materiałów. W biurach działających w trakcie remontu znaczenia nabiera ochrona instalacji, ciągów komunikacyjnych, recepcji, sanitariatów i pomieszczeń wspólnych.
Co szczególnie ważne, przed rozpoczęciem robót warto zdecydować, czy zespół pracuje zdalnie, hybrydowo, w tymczasowej lokalizacji, czy w biurze podzielonym na strefy. Jeśli remont dotyczy części przestrzeni, trzeba przygotować pracowników na to, gdzie znajdą poszczególne sprzęty i gdzie mogą swobodnie wykonywać swoje obowiązki.
Harmonogram prac jako podstawa do działań remontowych
Harmonogram prac remontowych określa, co będzie robione, w jakiej kolejności i ile czasu zajmie każdy etap. Przy remoncie biura ma to duże znaczenie, ponieważ prace często trzeba pogodzić ze standardowym funkcjonowaniem firmy, dostępem pracowników do stanowisk, godzinami pracy budynku oraz dostawami materiałów.
Na początku warto ustalić, jaki ma być efekt remontu. Po określeniu celu firma remontowa może rozpisać kolejne etapy prac. Najczęściej są to:
- zabezpieczenie przestrzeni,
- demontaże,
- prace instalacyjne,
- naprawy ścian i sufitów,
- malowanie,
- układanie podłóg,
- montaż oświetlenia,
- ustawienie zabudów,
- końcowe sprzątanie biura po remoncie.
Harmonogram pozwala wcześniej przewidzieć, które części biura będą czasowo niedostępne i kiedy pracownicy będą mogli wrócić do swoich stanowisk.
Pomaga też kontrolować koszty. Jeśli wiadomo, kiedy wchodzą poszczególne ekipy, kiedy trzeba zamówić materiały i kiedy mają odbyć się odbiory, łatwiej uniknąć przestojów oraz dodatkowych wydatków.
Kiedy najlepiej wykonać prace remontowe w biurze?
Termin remontu powinien wynikać z funkcjonowania pracy biura. W wielu organizacjach korzystne są okresy mniejszego obciążenia, np. wakacje, przerwy świąteczne, czas między większymi projektami albo moment przed planowanym powiększeniem zespołu. Nie zawsze jednak można czekać na spokojniejszy sezon. Jeśli biuro wymaga pilnych prac instalacyjnych, usunięcia usterek albo przygotowania powierzchni pod nową umowę najmu, harmonogram trzeba dopasować do aktualnych terminów.
Prace hałaśliwe, pylące i wymagające wyłączenia instalacji warto planować po godzinach pracy, w weekendy albo etapami. Dotyczy to zwłaszcza kucia, wiercenia, demontażu sufitów, zmian w posadzkach, prac przy instalacjach elektrycznych i sieciowych. Trzeba jednak pamiętać, że prace nocne lub weekendowe mogą wpływać na koszt, dostępność ekip oraz wymagania administracyjne budynku.
Jak przebiega remont biura? Krok po kroku
Przebieg remontu zależy od zakresu, ale najczęściej zaczyna się od pomiarów i ustalenia stanu technicznego przestrzeni. Wykonawca sprawdza układ pomieszczeń, instalacje, dostęp do pionów, stan ścian, sufitów, posadzek, drzwi, oświetlenia i elementów wymagających demontażu. Na tej podstawie można przygotować kosztorys, harmonogram i listę decyzji do podjęcia przez inwestora.
Kolejny etap to projekt lub plan prac. Przy prostym odświeżeniu wystarczy dokładny zakres robót. Przy większej zmianie układu potrzebna jest dokumentacja, uzgodnienia branżowe i konsultacje z administracją budynku.
Po zatwierdzeniu zakresu prac następują zabezpieczenia i demontaże. Ekipa remontowa wynosi lub osłania wyposażenie, zabezpiecza podłogi, ściany, drzwi, windy i ciągi komunikacyjne. Następnie wykonuje demontaż starych okładzin, sufitów, ścianek działowych, opraw oświetleniowych, elementów instalacji albo zabudów, jeśli zostały ujęte w zakresie. Następnie zaczynają się prace techniczne: elektryka, punkty logiczne, oświetlenie, instalacje teletechniczne, ewentualne zmiany w wentylacji i klimatyzacji, przygotowanie pod urządzenia biurowe.
Firmy wykonawcze korzystają ze specjalistycznych narzędzi, dzięki czemu prace przebiegają sprawnie i zgodnie z ustalonymi terminami. Przy większych realizacjach ważna jest także organizacja dokumentacji: protokoły odbioru, zdjęcia z postępu prac, zestawienia materiałów i kontrola zmian wprowadzanych w trakcie.
Zakres prac może obejmować:
- malowanie,
- układanie wykładzin lub paneli,
- montaż sufitów podwieszanych,
- stawianie ścianek działowych,
- zabudowy gipsowo-kartonowe,
- prace stolarskie,
- wymianę drzwi,
- montaż oświetlenia,
- poprawę akustyki,
- dostosowanie stanowisk pracy,
- przygotowanie sal spotkań, recepcji, kuchni i zaplecza.
Czas trwania zależy od metrażu i zakresu. Proste odświeżenie niewielkiego biura może potrwać od kilku dni do dwóch tygodni. Remont powierzchni liczącej kilkaset metrów kwadratowych zajmuje kilka tygodni. Większe biura open space, z przebudową układu, instalacjami i odbiorami, mogą wymagać kilku miesięcy.
Kompleksowe usługi remontowe – jak uniknąć bałaganu podczas remontu biura?
Kompleksowe usługi remontowe pomagają uporządkować prace, ponieważ jedna strona koordynuje prace, dostawy, podwykonawców, odbiory i komunikację z inwestorem.
Warto wcześniej ustalić standard utrzymania porządku w trakcie robót. Dotyczy to m.in.:
- wynoszenia odpadów,
- zabezpieczania materiałów,
- codziennego sprzątania ciągów komunikacyjnych,
- ochrony części wspólnych,
- kontroli zapylenia i przechowywania narzędzi.
Po pracach budowlanych potrzebne jest dokładne czyszczenie podłóg, listew, opraw, przeszkleń, blatów, zabudów, gniazd i urządzeń, ponieważ drobny pył osiada w miejscach, które trudno zauważyć podczas odbioru.
Przy wyborze wykonawcy warto sprawdzić, czy ma doświadczenie w przestrzeniach komercyjnych, tj. cowork, biura open space, placówki publiczne albo lokale usługowe.
Przykładem wykonawcy działającego w tym obszarze jest Mebis Inwestycje, realizujący projekty remontowe i wykończeniowe w przestrzeniach biurowych, komercyjnych oraz publicznych.
Dobry remont kończy się po sprawdzeniu działania instalacji, usunięciu usterek, przekazaniu dokumentacji i przygotowaniu biura do pracy. Dopiero wtedy można ocenić, czy przestrzeń wspiera codzienne funkcjonowanie firmy.
